¿Cuál es la función del Subcomité de Finanzas? | Guía del comité de bricolaje

Category: Cuenta Bancaria
13 enero, 2021
¿Cuál es la función del Subcomité de Finanzas? | Guía del comité de bricolaje

El papel del subcomité de finanzas es compartir la carga de trabajo del Tesorero en la gestión y seguimiento de las finanzas de la organización.

Normalmente presidido por el Tesorero, brinda la oportunidad de debatir y considerar detalladamente los asuntos financieros, con informes regulares al comité de gestión en pleno. Es posible que se le delegue autoridad para algunas decisiones financieras, pero el Comité de Gestión en su conjunto sigue siendo responsable y debe seguir participando activamente en asuntos financieros.

Beneficios

Si bien el Tesorero puede asumir la responsabilidad principal de supervisar la gestión financiera, se recomienda que las organizaciones de todos los tamaños creen un subcomité / subgrupo de finanzas, por varias razones:

  • Ayuda a prevenir el fraude al garantizar que todas las tareas asociadas con la función financiera no las realice una persona sin la supervisión de otras. (Más sobre la segregación de funciones).
  • Permite que las reuniones del Comité de Gestión se centren en una gama más amplia de cuestiones, ya que pueden tener lugar discusiones financieras detalladas dentro del subcomité.
  • Permite un control más democrático de las finanzas de la organización.
  • Distribuye la carga de la gestión financiera y, por lo tanto, también mejora potencialmente su calidad.
  • Ayuda a capacitar a los nuevos miembros del comité en asuntos financieros.
  • Proporciona continuidad cuando el Tesorero renuncia o termina su mandato.

La forma en que esto suceda dependerá del tamaño y la dinámica de su organización. Por ejemplo:

En organizaciones pequeñas sin personal. . el subgrupo de finanzas podría consistir en el Tesorero y otros 2 miembros del comité de gestión. El Tesorero a menudo preside y dirige el subgrupo de finanzas. Esto brinda una oportunidad para que quienes no tienen experiencia en asuntos financieros desarrollen sus conocimientos y habilidades.

En organizaciones más grandes. . el subgrupo de finanzas podría consistir en el Tesorero, 1 o 2 miembros más del comité de gestión, el Director y el miembro del personal superior responsable de la gestión financiera y la recaudación de fondos.

¿Quien hace que?

Al delegar responsabilidades financieras (ya sea a un Tesorero, un Subcomité de Finanzas, personal o voluntarios), es importante tener claro exactamente quién llevará a cabo qué funciones, definir los límites de su autoridad y aclarar los mecanismos de seguimiento y informes. Esto se puede hacer mediante descripciones de funciones, descripciones de funciones del personal y términos de referencia para el comité.

Las responsabilidades financieras se pueden dividir en seis categorías amplias:

  1. Supervisión financiera general
  2. Financiamiento, recaudación de fondos y ventas
  3. Planificación financiera y presupuestación
  4. Informes financieros
  5. Servicios bancarios, teneduría de libros y registros
  6. Control de activos fijos y stock

Cómo y por quién se llevan a cabo estas responsabilidades y deberes será diferente para las diferentes organizaciones. A continuación se muestra un resumen de cómo estas funciones podrían desglosarse entre el Comité de Gestión, el Tesorero y el Subcomité de Finanzas. Como se indica a continuación, en las organizaciones con personal remunerado, algunas de las funciones del Subcomité pueden delegarse aún más, pero retienen la responsabilidad de garantizar que las finanzas se administren adecuadamente en todos los niveles de la organización.

Comite de GESTION

Tiene la responsabilidad final de las finanzas de la organización, asegurándose de que se utilicen eficazmente y de que el comité de gestión pueda dar cuenta de ellas. El Comité de Gestión:

  • Garantiza que los fondos se utilicen de acuerdo con el documento rector (por ejemplo, la constitución) y las decisiones del comité de gestión.
  • Garantiza que el uso de los fondos cumpla con las condiciones establecidas por los organismos de financiación.
  • Garantiza que el personal relevante y los miembros del comité de gestión sepan lo suficiente sobre la administración financiera, la contabilidad y las cuentas para poder realizar su trabajo correctamente y tomar las decisiones de las que son responsables.

Tesorero, director financiero, auditor o examinador independiente

  • Asesora sobre medidas de prevención del fraude
  • Presenta el informe financiero de fin de año (proyecto de cuentas anuales) al comité de dirección
  • Presenta las cuentas auditadas a la Junta General de Accionistas.
  • Garantiza que los miembros de la AGM tengan un conocimiento básico de las cuentas anuales y el presupuesto del año en curso.

Subcomité de Tesorería y Finanzas

Las funciones del Subcomité Tesorero y de Finanzas se superponen inevitablemente. Cada organización deberá aclarar cualquier función específica que sea responsabilidad exclusiva del Tesorero, más allá de presidir y dirigir el trabajo del subcomité. En términos generales, el Subcomité de Tesorería y Finanzas:

  • Asesora sobre cuestiones de política financiera, por ejemplo, qué gastos se pueden reclamar y los procedimientos para reclamarlos, las implicaciones financieras de las nuevas actividades o la política de la organización sobre el cobro de sus servicios.
  • Toma decisiones financieras, según lo autorizado en nombre del comité de administración entre reuniones, y reporta dichas decisiones al Comité.
  • Relaciones con el banco, los auditores de la organización u otras instituciones financieras en nombre de la organización.
  • Prepara las cuentas para auditoría y las discute con el auditor según sea necesario.
  • Decide las medidas de seguridad para garantizar que el efectivo o los cheques no se utilicen indebidamente.

El Subcomité de Tesorero y Finanzas también es responsable de las siguientes áreas específicas:

Planificación financiera y presupuestación

El Subcomité de Finanzas asesora sobre áreas de planificación financiera, que incluyen:

  • preparar presupuestos para trabajos en curso y proyectos especiales, en consulta con el personal y los financiadores apropiados;
  • presentar presupuestos al Comité de Gestión para su aprobación;
  • asegurar que se mantengan registros precisos de los ingresos y gastos reales, en comparación con los ingresos y gastos presupuestados, y ajustar las previsiones financieras según corresponda;
  • en caso de problemas de flujo de caja (no tener suficiente dinero para pagar las facturas cuando vencen), decidir las prioridades para el pago y negociar el pago atrasado si es necesario.

Informes financieros

El Subcomité de Finanzas se asegura de que el Comité de Gestión tenga suficiente información para tomar sus decisiones. Esto significa:

  • informar, por escrito, al Comité de Dirección sobre la situación financiera de la organización;
  • preparar y presentar informes financieros y cuentas cuando sea necesario;
  • garantizar que la organización esté adecuadamente asegurada y que las pólizas se revisen periódicamente para garantizar que la cobertura sigue siendo adecuada y las primas competitivas.
  • Mantener un sistema adecuado para el cálculo, pago y registro de los salarios, incluidos los impuestos y el Seguro Nacional.
  • Asegurar que la organización proporciona pensiones para el personal de acuerdo con los requisitos legales y la relación calidad-precio.
  • gestionar la selección de auditores, revisar sus servicios a la organización y recomendar su nombramiento a la AGM.
  • Asegurarse de que el auditor está proporcionando un nivel adecuado de asesoramiento a la organización, acordado y establecido en la carta de gestión de los auditores.
  • asegurarse de que las cuentas de fin de año preparadas por el auditor cumplan con la Declaración de prácticas recomendadas de la Comisión de Caridad para Irlanda del Norte (SORP), según corresponda.

Servicios bancarios, teneduría de libros y registros

Aunque es posible que el Subcomité de Finanzas no realice las tareas reales relacionadas con la entrada y salida de dinero del banco o la redacción de los libros, es responsable de:

  • asesorar sobre el proceso para elegir qué bancos u otras instituciones financieras debe utilizar la organización y qué tipo de cuentas bancarias debe tener (tenga en cuenta que cada decisión de abrir, cerrar o cambiar un banco u otra cuenta debe ser aprobada por el Comité de Gestión);
  • actuar como signatario de las cuentas bancarias de la organización (todos los cambios de signatario deben ser aprobados por el Comité de Dirección);
  • asegurar que haya sistemas adecuados para recibir y pagar efectivo y cheques;
  • establecer sistemas adecuados de contabilidad y caja chica, y garantizar que se mantenga la documentación relacionada;
  • garantizar que se recopilen las suscripciones de membresía y se mantengan los registros de membresía adecuados;
  • asegurarse de que se recauden otros fondos adeudados a la organización, que existan pautas para tomar medidas en casos de impago, y que se tomen dichas medidas si es necesario;
  • asegurarse de que se emitan recibos, si es necesario, por el dinero recibido por la organización;
  • asegurarse de que todos los ingresos (incluido el efectivo) se paguen en el banco;
  • asegurarse de que se paguen todas las facturas;
  • garantizar que todos los que manejan dinero para la organización mantengan registros y documentación adecuados.

Control de Activos Fijos y Stock

El Subcomité de Finanzas se asegura de que la organización mantenga un control adecuado de sus activos fijos (equipo principal, vehículos, edificios y otras propiedades de propiedad de la organización), sus materiales o suministros (bienes que se utilizan para el funcionamiento de la organización) y sus existencias ( bienes tales como publicaciones que esperan ser distribuidas o vendidas). Esta responsabilidad incluye:

  • asegurarse de que la organización mantenga registros adecuados de los materiales y suministros utilizados en su trabajo;
  • establecer sistemas de control de stock y nuevos pedidos;
  • asegurarse de que la organización mantenga registros adecuados de sus equipos y vehículos, incluida la fecha de compra, proveedor, valor, modelo y número de serie;
  • asegurarse de que la organización mantenga registros financieros adecuados relacionados con la propiedad (edificios y terrenos) que posee o alquila;
  • asegurarse de que la organización tenga todos los seguros necesarios y los mantenga actualizados.

Sistemas financieros

Independientemente del tamaño de la organización, se espera que el tesorero y el subcomité de finanzas se aseguren de que sus sistemas financieros:

  • permitir la rendición de cuentas y la transparencia
  • producir una pista de auditoría eficaz
  • incluir una segregación de funciones.